Telefon-KI für Praxen: So funktioniert automatisierte Anrufannahme
Was eine Telefon-KI in der Zahnarztpraxis leistet, wie sie Anrufe verarbeitet, Termine vergibt und das Team entlastet.
Produkt ·
new generation Praxissoftware.
Kaya denkt in Abläufen, reagiert in Echtzeit und verbindet alles, was deine Praxis täglich bewegt.
Dieses Element enthält eine interaktive Demo. Es zeigt die Kaya-Praxissoftware mit KI-gestützten Funktionen.
27 Module, über 370 Funktionen – von Grund auf KI-nativ.
Übersicht aller Module
Aus Ideen werden Praxis-Workflows
Übergib Aufgaben an Kaya — von Terminplanung bis Abrechnung — und behalte Entscheidungen in der Hand.
Mehr zu KI-Workflows
Dieses Element enthält eine interaktive Demo. Es zeigt die Kaya-Praxissoftware mit KI-gestützten Funktionen.
In jedem Bereich der Praxis
Kaya unterstützt dein Team in Telefonie, Patientenkommunikation, Terminplanung und Verwaltung — ohne Medienbrüche.
Transkription für Behandlungsgespräche
Die Record-App transkribiert Gespräche in Echtzeit, erkennt Sprecher:innen und erstellt strukturierte Zusammenfassungen für Befunde, Diagnosen und nächste Schritte.
Mehr zu Transkription
Dieses Element enthält eine interaktive Demo. Es zeigt mehrere Kaya-Module für Telefonie, Teamkommunikation und Aufgabenmanagement im Praxisalltag.
Arbeitszeiten, Urlaub & Dienste — alles an einem Ort
Kaya verwaltet Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Schichtpläne direkt in der Praxissoftware — transparent für das Team, einfach für die Leitung.
Mehr zur Arbeitszeitverwaltung
Dieses Element enthält eine interaktive Demo der Kaya-Praxissoftware mit KI-gestützten Funktionen für die Zahnmedizin.
Die kaya Patienten-App
Ein Konto für alles. Patienten und ihre Familien verwalten Termine, Dokumente und Kommunikation — klar strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar.
Behandlungsseite
Alle wichtigen Behandlungsinformationen an einem Ort: Verlauf, Hinweise, Unterlagen und nächste Schritte. Patienten sehen klar, was bereits erledigt ist und was als Nächstes ansteht.
Chat-Mode
Direkter Austausch mit der Praxis oder der Praxis-KI im strukturierten Chat-Mode. Rückfragen, Dokumente und Antworten laufen in einem nachvollziehbaren Verlauf zusammen — schnell, sicher und ohne Medienbruch.
Self Check-in & Push-Aufruf
Patienten checken sich selbst ein und werden zum richtigen Zeitpunkt per Push-Benachrichtigung aufgerufen — klar, direkt und ohne Zuruf am Empfang.
Familien & mehrere Profile
Ein Konto, mehrere Profile. Eltern verwalten alle Kinder getrennt — mit präziser Rollentrennung, die verhindert, dass Informationen durcheinandergeraten.
Termine & Kalender
Alle Termine auf einen Blick — strukturiert für jedes Familienmitglied. Direkt buchen und Erinnerungen erhalten, ohne Doppeltermine oder Durcheinander.
Sichere Kommunikation
Verschlüsselte Nachrichten direkt mit der Praxis — DSGVO-konform, ohne WhatsApp. Sensible Inhalte werden nicht nur übertragen, sondern auch sicher verarbeitet. Die App deckt die wichtigsten Sprachen ab, damit auch mehrsprachige Patienten klar und direkt kommunizieren können.
Digitale Dokumente
Formulare, Einwilligungen und Fragebögen vollständig mobil ausfüllen — mit Zeitstempel, Signatur und lückenloser Historie. Kein Papierstapel, kein Aufwand.
Aufklärung & Behandlung
Hochwertige Aufklärungsvideos und signaturpflichtige Unterlagen direkt im Patientenportal — rechtssicher dokumentiert und ohne Wartezeit in der Praxis.
Mehr zur Patienten-App
Die kaya Patienten-App
Die kaya Patienten-App ist weit mehr als ein digitales Wartezimmer. Sie ist das zentrale Interface zwischen Praxis und Patient — und so gebaut, dass sie die echte Versorgungsrealität sauber abbildet, statt sie zu vereinfachen.
Ein Konto. Mehrere Profile. Klare Rollen.
Ein Konto kann mehrere Profile verwalten — ideal für Familien, die Kinder oder pflegebedürftige Angehörige betreuen. Dabei bleibt jederzeit klar geregelt, wer was sehen und tun darf. Die Rollen- und Rechtelogik ist präzise steuerbar: Zugriffe lassen sich granular vergeben, Verantwortlichkeiten sauber trennen — ohne dass die Bedienung dadurch kompliziert wird. Für Eltern bedeutet das: Termine, Dokumente und Kommunikation für jedes Kind strukturiert und voneinander getrennt geführt, ohne dass Informationen durcheinandergeraten.
Sicherheit auf echtem Niveau
Sensible Inhalte wie Chat-Nachrichten und Dokumentdaten werden verschlüsselt verarbeitet — nicht nur beim Transport, sondern durchgängig. Das ist kein Marketing-Versprechen, sondern technische Grundlage. Datenschutz und DSGVO-Konformität sind von Anfang an mitgedacht, nicht nachträglich aufgesetzt.
Digitale Prozesse, die wirklich funktionieren
Fragebögen, Anamnesebögen, Einwilligungserklärungen, signaturpflichtige Unterlagen — alles läuft vollständig mobil. Mit Zeitstempel, nachvollziehbarer Verlaufshistorie und rechtssicherer Dokumentation. Die Praxis spart administrativen Aufwand, Patienten erleben einen schnellen, klaren und vertrauenswürdigen Prozess. Kein Ausdrucken, kein Einscannen, kein Nachfragen.
Kommunikation ohne Umwege
Nachrichten zwischen Praxis und Patient laufen direkt über die App — sicher, strukturiert, DSGVO-konform. Kein WhatsApp, keine unverschlüsselten E-Mails. Wichtige Informationen kommen an, Rückfragen werden schnell beantwortet, und alles bleibt in der richtigen Akte an der richtigen Stelle.
Was die App wirklich besonders macht
Es ist die Kombination: Familienfähigkeit mit präziser Rollensteuerung. Echte Datensicherheit statt oberflächlicher HTTPS-Beruhigung. Vollständig digitale Prozesse mit lückenloser Dokumentation. Und eine Bedienung, die Patienten intuitiv verstehen — ohne Einweisung, ohne Frust. Genau diese Kombination macht die kaya Patienten-App zu einem echten Unterschied im Praxisalltag.
Deine eigene Praxis-KI — immer im Hintergrund
Jede Praxis erhält ihre eigene KI, die direkt in den Patientenkanal eingebettet ist. Sie übernimmt eingehende Anfragen automatisch, qualifiziert sie vor und entscheidet auf Basis konfigurierter Skills und Zuständigkeiten, an wen weitergeleitet wird — an einen bestimmten Mitarbeiter, eine Fachabteilung oder direkt in die richtige Terminschiene. Dabei bleibt die KI nicht passiv: Sie kann jederzeit wieder einspringen, nachhaken, Informationen ergänzen oder den Prozess weiterführen, wenn eine Anfrage ins Stocken gerät. Für die Praxis bedeutet das deutlich weniger manuelle Weiterleitung, weniger verlorene Anfragen — und für Patienten eine schnelle, strukturierte Reaktion, die sich anfühlt wie ein persönlicher Empfang.
Deine eigene Praxis-KI
Deine Praxis bekommt eine eigene KI, die Patientenanfragen vorqualifiziert, sinnvoll weiterleitet und Prozesse aktiv begleitet. So reagiert dein Team schneller, entlastet die Anmeldung und schafft eine moderne Patientenkommunikation ohne Medienbrüche.
Eigene Praxis-KI verstehen
Push-Benachrichtigungen
Von Self Check-in und Self Check-out bis zur selbstständigen Buchung eines Folgetermins: Patienten steuern zentrale Schritte direkt über ihr Handy — per klarer Push-Benachrichtigungen in Echtzeit. Auch das intelligente Wartezimmer-Management mit Aufrufsystem wird als Push ausgespielt, damit Aufrufe geordnet, transparent und ohne Zuruf am Empfang laufen.
Die neue Art, eine Praxis zu führen.
“Moderne Praxisverwaltungssoftware ist heute weit mehr als ein Abrechnungstool. Sie ist das digitale Nervensystem, das sämtliche Praxisbereiche vernetzt: Terminplanung, Kommunikation, klinische Dokumentation, Abrechnung und Patientenkontakt laufen über diese zentrale Plattform und entlasten das Team im Praxisalltag.”
— ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis, Fachbeitrag Digitalisierung (2025)
“Artificial intelligence will not replace physicians. But physicians using AI will replace those who don’t. The real promise of AI in medicine is not automation for its own sake, but augmentation — giving clinicians better tools, better insights and more time for patients.”
— Eric Topol, Kardiologe & Digitalmedizin-Forscher
“In der Kieferorthopädie und Zahnmedizin hat sich künstliche Intelligenz in den letzten Jahren rasant entwickelt. Sie unterstützt heute unter anderem die Analyse von Röntgenbildern, Fotos und Scans und entlastet das Praxispersonal, indem Routineaufgaben automatisiert werden.”
— Prof. Falk Schwendicke, KI in der Zahnmedizin
“Studien zeigen, dass künstliche Intelligenz das Potenzial besitzt, kieferorthopädische Praxen zu revolutionieren, indem sie nicht nur die diagnostische Präzision erhöht, sondern auch die Effizienz in Behandlungsvorbereitung und Patientenmanagement verbessert.”
— Artificial intelligence in revolutionizing orthodontic practice (2025)
“KI-gestützte Spracherkennung reduziert den Dokumentationsaufwand in Arztpraxen messbar — Ärzte und Praxisteams berichten von deutlich weniger Zeit für administrative Aufgaben und mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung.”
— Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (2025)
“Befragungen zeigen, dass ein großer Teil der zahnärztlichen Community digitalen Techniken und KI-basierten Lösungen gegenüber aufgeschlossen ist – viele sehen darin einen Weg, die Effizienz der Praxis zu steigern und Behandlungsprozesse zu optimieren.”
— Umfrage zur KI-Akzeptanz in der Zahnmedizin (2025)
Die kaya Mitarbeiter-App
Alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Der Startscreen zeigt tagesaktuelle Aufgaben, Benachrichtigungen und offene Aktionen — direkt beim Öffnen der App, ohne Suche.
Kalender & Dienstplan
Den eigenen Dienstplan immer aktuell dabei. Termine, Schichten und Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert — kein Nachhaken, kein veralteter Aushang mehr.
Wartezimmer-Übersicht
Wer wartet bereits? Die Live-Übersicht zeigt alle eingetragenen Patienten mit Status — damit das Team stets den Überblick behält und Wartezeiten minimiert werden.
Zimmer-Status
Welches Behandlungszimmer ist frei, belegt oder wird gereinigt? Der Zimmer-Status ermöglicht eine reibungslose Koordination zwischen Anmeldung und Behandlungsteam — ohne Zuruf, ohne Verwirrung.
Patientenkartei
Relevante Patienteninformationen direkt am Smartphone abrufbar. Befunde, Kontaktdaten und Notizen immer griffbereit — für das gesamte Team, sicher und DSGVO-konform.
Direkter Patienten-Chat
Nachrichten an Patienten direkt aus der App senden — ohne Medienbruch. Alle Konversationen bleiben in kaya dokumentiert und für autorisierte Teammitglieder einsehbar.
Inbox & Teamnachrichten
Alle eingehenden Nachrichten, Aufgaben und Benachrichtigungen an einem Ort. Die Inbox hält das Team informiert und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
Gruppen anlegen
Für spezifische Themen eigene Gruppen erstellen — z. B. für Abrechnung, Hygiene oder Behandlungsvorbereitung. Ende-zu-Ende verschlüsselt, DSGVO-konform. Wer nicht dazugehört, sieht nichts.
Aufgaben & To-dos
Aufgaben delegieren, Prioritäten setzen und erledigte Punkte abhaken. Die Übersicht zeigt, was noch offen ist — ideal bei Schichtwechseln und für die tägliche Übergabe.
Dokumente hochladen
Befunde, Formulare oder Nachweise direkt aus der App hochladen und mit dem richtigen Patienten oder Vorgang verknüpfen. Kein Papier, kein Scanner — alles digital und sofort verfügbar.
QR-Scan für die Zeiterfassung
Arbeitszeiten per QR-Code erfassen — einfach, schnell und manipulationssicher. Das Einstempeln am Praxiscomputer entfällt. Die Zeit wird sekundengenau protokolliert.
Arbeitszeiterfassung
Alle erfassten Arbeitszeiten im Überblick — Pausen, Überstunden und Auswertungen auf einen Blick. Die Daten fließen direkt ins Dashboard der Praxisleitung und sind für Lohnbuchhaltung und Compliance abrufbar.
Mehr zur Mitarbeiter-App
KI-Avatar-System für die Patientenaufklärung
Erstelle mit deinem Team fotorealistische Praxis-Avatare, produziere Aufklärungsvideos und ordne sie direkt passenden Themen zu. So verstehen Patienten Inhalte schneller — klar, persönlich und auf Wunsch mehrsprachig.
Mehr zu Avatar & Aufklärung
Die kaya Mitarbeiter-App
Die kaya Mitarbeiter-App bringt die Praxisorganisation direkt aufs Smartphone des Teams. Dienstpläne, Aufgaben, interne Kommunikation und Zeiterfassung — alles an einem Ort, immer aktuell, ohne Medienbruch.
Dienstplan & Schichten
Mitarbeitende sehen ihren aktuellen Dienstplan in Echtzeit — Änderungen durch die Praxisleitung erscheinen sofort. Kein Aushang mehr, kein Nachhaken per Telefon. Wer wann arbeitet, ist für alle transparent und immer auf dem neuesten Stand.
Aufgaben & To-dos
Aufgaben lassen sich direkt aus der App heraus vergeben, priorisieren und abhaken. Die Praxisleitung sieht sofort, was erledigt wurde und was noch offen ist. Das reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird — auch bei Schichtwechseln.
Ende-zu-Ende verschlüsselte Teamnachrichten
Alle Nachrichten in der kaya Mitarbeiter-App laufen Ende-zu-Ende verschlüsselt — sowohl in Einzel- als auch in Gruppenchats. Kein Inhalt wird im Klartext gespeichert oder übertragen. Das gilt für Text, Dateianhänge und Statusupdates gleichermaßen. DSGVO-Konformität ist kein Zusatz, sondern die Grundlage.
Für spezifische Aufgaben oder Zuständigkeitsbereiche lassen sich eigene Gruppen anlegen — zum Beispiel eine Gruppe nur für das Abrechnungsteam, eine für Hygienemaßnahmen oder eine temporäre Gruppe für die Vorbereitung eines bestimmten Behandlungstages. Wer nicht Mitglied der Gruppe ist, sieht weder Inhalte noch dass die Gruppe existiert. Gruppen können jederzeit erstellt, umbenannt oder aufgelöst werden — ohne IT-Aufwand, direkt aus der App.
Urlaub & Abwesenheiten
Urlaubsanträge werden direkt in der App gestellt und von der Praxisleitung genehmigt oder abgelehnt. Überschneidungen werden automatisch erkannt. Alle Beteiligten sehen den Status in Echtzeit — ohne Rückfragen, ohne Papierkram.
Mobile Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden mobil erfasst, Pausen dokumentiert und Auswertungen auf Knopfdruck generiert. Die Daten fließen direkt in die Arbeitszeitverwaltung im Dashboard — konsistent, lückenlos und für Lohnbuchhaltung und Compliance jederzeit abrufbar.
Warum das Team die App liebt
Weil sie funktioniert. Keine überladene Oberfläche, keine Einarbeitung nötig. Das Team hat alles, was es für den Arbeitsalltag braucht, direkt am Telefon — und die Praxisleitung gewinnt Zeit zurück, weil Organisation von selbst läuft.
Die kaya Mitarbeiter-App ist jetzt im Apple App Store und bei Google Play verfügbar.
Download
Alle Downloadoptionen im Überblick:
Frag kaya
Stell kaya direkt eine Frage — zu Funktionen, Abläufen oder wie das System in deine Praxis passt. kaya erklärt, zeigt Zusammenhänge und antwortet wie ein Kollege, der das System in- und auswendig kennt.
Immer einen Schritt voraus
Telefon-KI
Die Telefon-KI nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und dokumentiert Gespräche automatisch. Sie ruft Patienten auch aktiv an — z. B. für Bestätigungen, Rückrufe oder Erinnerungen.
Kartenübersicht & Patientenstandorte
Sieh auf einen Blick, wo deine Patienten herkommen. Die interaktive Kartenansicht zeigt alle Standorte, lässt Entwicklungen über Zeit nachvollziehen und ermöglicht gezielte Filter nach Behandlung, Datum oder Region.
Bei Kaya arbeiten wir täglich mit medizinischen Praxen zusammen und entwickeln gemeinsam die Zukunft der Praxissoftware.
Anwender werden
Compliance & Datenschutz
DSGVO
Patientendaten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Hosting ausschließlich in Deutschland. AVV, TOM und Löschkonzepte ab Tag eins.
EU AI Act
Alle KI-Systeme risikoklassifiziert und dokumentiert. KI qualifiziert vor — das Team entscheidet. KI-generierte Inhalte transparent gekennzeichnet. Lokal gehostete LLMs - in Deutschland.
Made in Germany
Entwicklung, Hosting, Support — alles in Deutschland. Kein Datentransfer in Drittländer.
Sicherheit auf allen Ebenen
Unsere Architektur folgt dem Zero-Knowledge-Prinzip: sensible Daten werden verschlüsselt verarbeitet und gespeichert, Entschlüsselung erfolgt nur auf berechtigten Endgeräten. Dazu kommen rollenbasierte Zugriffe, Audit-Trails und ein mehrstufiges Schlüsselmanagement.
Auch bei KI-Funktionen setzen wir auf Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und technische Schutzmaßnahmen entlang regulatorischer Anforderungen — inklusive relevanter Vorgaben rund um den EU AI Act.
Mehr zu Sicherheit
Digitale Unterschrift
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